Si vous êtes un dirigeant d’entreprise, vous avez sûrement à cœur d’améliorer sans cesse vos méthodes de travail. Elles perfectionneront l’organisation et la communication au sein de votre entreprise. Voyons ce qu’est une méthode de travail et comment en mettre une en place, rapidement et efficacement, dans votre société.
Qu’est-ce qu’une méthode de travail ?
Une méthode de travail ou procédure d’entreprise est une représentation écrite d’un ensemble d’actions à réaliser pour parvenir à un objectif donné. La transmission des actions n’est plus orale mais écrite ce qui améliore la communication entre les employés. Ils savent exactement ce qu’ils doivent faire et comment le faire. Une méthode de travail est généralement imposée par le dirigeant et chaque action est attribuée au professionnel adéquat. Mettre en place des procédures dans votre entreprise permet souvent de faciliter la vie des personnes, en leur indiquant un cadre dans lequel travailler, toujours suffisamment souple, pour laisser place aux initiatives… Une méthode de travail répond à plusieurs questions :
- Qui doit effectuer le travail ?
- Où ?
- Quand ?
- Comment (quels moyens) ?
- Combien ?
- Pourquoi ?
Une méthode de travail efficace est un outil fort intéressant pour améliorer la productivité de votre société, la satisfaction de vos clients et la qualité de vos prestations.
Comment créer des méthodes de travail efficaces dans votre entreprise ?
Vous pouvez mettre en place autant de procédures que d’actions à réaliser au sein de votre société (ex : procédure pour poser des congés, procédure pour envoyer un colis, procédure pour verser les salaires…).
La première chose à faire est de déterminer le point de départ de l’action à réaliser ainsi que son point d’arrivée (ex : point de départ : employé demande un congé, point d’arrivée : le congé de l’employé est intégré au planning de l’entreprise). Mettez toutes vos idées par écrit et organisez-les. Ecrivez toutes les étapes nécessaires pour arriver au bout de la procédure (qui doit faire quoi ? quels moyens seront mis à sa disposition ?) et prévoyez aussi des cas particuliers. Essayez d’être le plus exhaustif et précis possible dans votre liste. Grâce à vos efforts l’organisation de l’entreprise sera impeccable car tous sauront quoi faire et comment le faire.
La deuxième chose à faire est de réaliser un schéma. La représentation graphique d’une procédure s’appelle un logigramme. Le logigramme est organisé de façon à visualiser simplement toutes les actions à réaliser, les acteurs concernés ainsi que les moyens qui devront être utilisés.
En conclusion, les procédures sont des outils essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise. Elles peuvent être très simples à créer, à mettre en place et elles offrent des résultats significatifs. Mettre en place une organisation du travail facilite grandement la vie des salariés. Cela dit, trop de procédures tuent la procédure. Il est important de veiller à ce que le cadre reste souple pour permettre à chacun de réaliser ses propres améliorations.
